Primo passaggio: la preparazione del magazzino
Fondamentale, prima di iniziare a fare l’inventario, è mettere ordine nel magazzino. Questo si può fare dividendo i prodotti in due macro-gruppi:
- Articoli che si esauriscono facilmente;
- Articoli meno richiesti.
Questa divisione, ancora prima che per l’inventario, vi sarà molto utile per migliorare la logistica del vostro magazzino perché potrete collocare i prodotti meno richiesti in aree meno accessibili e quelli più richiesti dove è più veloce il loro prelevamento.
Secondo passaggio: etichettare gli scaffali
Con un’etichetta chiara ed esaustiva posta su ogni scaffale, sicuramente vi sarà più veloce trovare il prodotto che state cercando. Per questo, se non lo avete già fatto, non mancate di segnalare il prodotto sullo scaffale utilizzando un’etichetta robusta, scritta in modo chiaro e soprattutto ben fissata al ripiano. La plastificazione servirà ad evitare che l’etichetta sbiadisca nel tempo.
Terzo passaggio: catalogazione dei prodotti
Dopo aver fatto ordine vedrete che già il vostro magazzino avrà decisamente guadagnato in efficienza. Inoltre, sarete pronti per catalogare i vostri prodotti in modo semplice e veloce. Basta infatti prendere un foglio Excel e mettere le seguenti voci (che poi andrete a riempire per ogni singolo prodotto):
- Categoria di appartenenza;
- Descrizione dell’articolo;
- Codice dell’articolo;
- Giacenza;
- Data di arrivo del prodotto;
- Costo del prodotto;
- Data di esaurimento.
Quando avrete inserito tutti i vostri prodotti così catalogati nel foglio Excel, potrete veramente essere sicuri di avere davanti ai vostri occhi la reale situazione delle merci presenti nel vostro magazzino. La compilazione del foglio Excel, inoltre, vi permetterà di avere uno strumento facilmente aggiornabile nel tempo così da monitorare con dati certi i prodotti che mancano, quelli in surplus o eventuali integrazioni da fare/da togliere.
L’importanza della precisione
Soprattutto per mancanza di tempo, a volte è possibile non essere estremamente precisi nella registrazione di tutti i prodotti a magazzino. E’ stato però documentato che le differenze inventariali che in valore assoluto superano l’1% sono spesso sinonimo di processi a monte non robusti e un serio campanello d’allarme per la necessità di individuare le cause dei disallineamenti.
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